Як змінити бухгалтерське бюро в Польщі: кроки й перелік документів

Коли змінювати бюро

Найзручніше з першого числа місяця. Попереднє бюро тоді закриває останній повний місяць: надсилає JPK_V7M і декларацію ZUS DRA та розраховує аванс податку на дохід. Нове бюро починає з наступного місяця. Термін розірвання перевірте у своєму договорі.

Крок 1. Довіреності

• Податкова (urząd skarbowy). Відкличте довіреність попереднього бюро й надайте нову на формулярі UPL-1 — довіреність на підписання декларацій, що подаються електронно.
• ZUS. Надайте довіреність на формулярі ZUS PEL (через eZUS або у відділенні) і відкличте довіреність попереднього бюро.
• KSeF. В Aplikacji Podatnika KSeF надайте новому бюро права, наприклад на перегляд фактур, і заберіть їх у попереднього.

Крок 2. Запис у CEIDG (JDG)

Для JDG оновіть у CEIDG дані про того, хто веде облік, і місце зберігання документації. Заяву про зміну даних подають протягом 7 днів від зміни. Для spółek потрібні повідомлення підготує бюро.

Крок 3. Документи від попереднього бюро

Передачу найкраще підтвердити протоколом передачі документів (protokół przekazania dokumentów).

Облік за поточний рік

• KPiR або księgi rachunkowe — роздруківка й файл експорту з бухгалтерської програми
• реєстри VAT і надіслані файли JPK_V7M разом з UPO
• розрахунки авансів PIT або CIT
• реєстр основних засобів і нематеріальних активів з планом амортизації
• сальдо розрахунків з контрагентами на дату передачі
• інвентаризація (remanent), якщо фірма має товари чи матеріали

Попередні роки

• річні декларації (PIT-36, PIT-36L, PIT-28 або CIT-8) разом з UPO
• для spółek: фінансова звітність, ухвали про її затвердження та план рахунків
• листування з податковою і ZUS, інформація про перевірки, розстрочки й коригування

ZUS

• декларації DRA за поточний рік
• інформація, які внески сплачує підприємець (наприклад, ulga na start, пільгові внески, mały ZUS plus)

Кадри й зарплати (якщо їх вело бюро)

• особові справи працівників, трудові договори й umowy zlecenia
• відомості й картки зарплат за поточний рік, реєстрації в ZUS
• облік робочого часу й відпусток, PIT-11 за попередній рік
• медогляди, навчання BHP, дозволи на роботу, oświadczenia o powierzeniu pracy та довідки A1

Крок 4. Дані від власника фірми

• запис CEIDG або витяг з KRS, NIP і REGON, для spółki — договір spółki
• підтвердження реєстрації платником VAT, а для операцій у ЄС — VAT-UE
• перелік банківських рахунків і виписки за поточний рік, найкраще у форматі CSV або MT940
• фактури й документи поза KSeF, наприклад іноземні

Порада

Попросіть попереднє бюро про файл експорту з бухгалтерської програми та сальдо на дату передачі. Так історію з січня можна відновити значно швидше.