Jak zmienić biuro rachunkowe: kroki i lista dokumentów

Kiedy zmienić biuro

Najwygodniej od pierwszego dnia miesiąca. Poprzednie biuro rozlicza wtedy ostatni pełny miesiąc: wysyła JPK_V7M i deklarację ZUS DRA oraz wylicza zaliczkę na podatek dochodowy. Nowe biuro zaczyna od kolejnego miesiąca. Termin wypowiedzenia sprawdź w obecnej umowie.

Krok 1. Pełnomocnictwa

• Urząd skarbowy. Odwołaj pełnomocnictwo dotychczasowego biura i nadaj nowe na formularzu UPL-1 — pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie.
• ZUS. Udziel pełnomocnictwa na formularzu ZUS PEL (przez eZUS lub w placówce) i odwołaj pełnomocnictwo poprzedniego biura.
• KSeF. W Aplikacji Podatnika KSeF nadaj uprawnienia nowemu biuru, np. do przeglądania faktur, i odbierz je poprzedniemu.

Krok 2. Wpis w CEIDG (jednoosobowa działalność)

Przy JDG zaktualizuj w CEIDG dane podmiotu prowadzącego księgi i miejsce przechowywania dokumentacji. Wniosek o zmianę danych składa się w ciągu 7 dni od zmiany. W przypadku spółek potrzebne zgłoszenia przygotuje biuro.

Krok 3. Dokumenty od poprzedniego biura

Przekazanie najlepiej potwierdzić protokołem przekazania dokumentów.

Księgi za bieżący rok

• KPiR lub księgi rachunkowe — wydruk i plik eksportu z programu księgowego
• rejestry VAT i wysłane pliki JPK_V7M wraz z UPO
• wyliczenia zaliczek na PIT lub CIT
• ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych z planem amortyzacji
• salda rozrachunków z kontrahentami na dzień przekazania
• spis z natury (remanent), jeśli firma ma towary lub materiały

Poprzednie lata

• zeznania roczne (PIT-36, PIT-36L, PIT-28 lub CIT-8) wraz z UPO
• w spółkach: sprawozdania finansowe, uchwały zatwierdzające i zakładowy plan kont
• korespondencja z urzędem skarbowym i ZUS, informacje o kontrolach, ratach i korektach

ZUS

• deklaracje DRA za bieżący rok
• informacja, jakie składki opłaca przedsiębiorca (np. ulga na start, składki preferencyjne, mały ZUS plus)

Kadry i płace (jeśli prowadziło je biuro)

• akta osobowe pracowników, umowy o pracę i umowy zlecenia
• listy płac i karty wynagrodzeń za bieżący rok, zgłoszenia do ZUS
• ewidencja czasu pracy i urlopów, PIT-11 za poprzedni rok
• badania lekarskie, szkolenia BHP, zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy i zaświadczenia A1

Krok 4. Dane od właściciela firmy

• wpis z CEIDG lub odpis z KRS, NIP i REGON, w spółce — umowa spółki
• potwierdzenie rejestracji jako podatnik VAT, a przy transakcjach w UE — VAT-UE
• lista rachunków bankowych i wyciągi za bieżący rok, najlepiej w formacie CSV lub MT940
• faktury i dokumenty spoza KSeF, np. zagraniczne

Wskazówka

Poproś poprzednie biuro o plik eksportu z programu księgowego i salda na dzień przekazania. Dzięki temu historię od stycznia da się odtworzyć znacznie szybciej.